Prelucrare arhivistică

Ce inseamna prelucrare arhivistica?

Prelucrarea arhivistică este actul de supraveghere, aranjare, descriere și desfășurare a activităților de conservare de bază pe materialul înregistrat al unei persoane, familii sau organizații după ce sunt transferați permanent într-o arhivă. Procesul de arhivistică este caracterizat de o acțiune vastă și bine structurată , care necesită respectarea riguroasă a anumitor criterii. Acest procedeu este desfășurat conform legislației în vigoare, în baza Legilor Arhivelor Naționale 16/1996, cu completările Legii 138/2013.

Operațiuni în prelucrarea ahrivistică a documentelor

 

Fondare

Daca beneficiarul detine mai multe fonduri arhivistice, se stabileste carui fond apartine fiecare document.

Intocmire Nomenclator arhivistic

In situatia in care beneficiarul nu detine un Nomenclator arhivistic, noi il elaboram, iar beneficiarul il transmite pentru aprobare la Arhivele Nationale.

Ordonare documente

Gruparea documentelor după criterii cronologice, structurale, structural-cronologice, cronologic-structurale, alfabetice, de probleme, pe corespondenți etc. reprezintă ordonarea.

Pe baza datei de emitere, documentele se sortează cronologic, chiar dacă ele cuprind inserții cu date mai vechi decât data documentului-cadru. În cazul în care mai multe documente sunt scrise pe același suport, ordonarea se va face după data celui mai vechi document. Dacă un dosar conține mai mult de 250-300 de file, maximul prevăzut de lege, dosarul va fi împărțit în volume.

Inventariere documente

Luarea în evidență a documentelor și unităților de arhivare după ordonarea în urma unor criterii stabilite reprezintă inventarierea. Inventarierea fondurilor începe cu întocmirea fiselor pentru fiecare unitate arhivistică în parte. Ne concentrăm asupra procedurii de inventariere a documentelor neconstituite pe probleme și termene de păstrare.

Selecționare

Stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică și conservarea lor, și îndepărtarea din arhivă a documentelor care nu mai reprezintă importanță pentru instituția creatoare din nici un punct de vedere, eliberând astfel spații de păstrare necesare conservării documentelor nou create.

Realizarea nomenclatorului arhivistic

Un prim pas în efectuarea prelucrării arhivistice îl reprezintă realizarea Nomenclatorului Arhivistic, în cazul în care beneficiarul nu dispune de acest document. Nomenclatorul Arhivistic este întocmit conform Articolului 8 din baza Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și a modelului prevăzut în anexa nr. 1 din Lege. Acest fapt necesită Organigrama și Regulamentul de Organizare și Funcționare a Instituției creatoare a documentelor de arhivă. Acesta se va modifica doar atunci când structura organizatorică a instituției sau în cazul nevoii de completare cu noi categorii de documente ca urmare a dezvoltării atribuțiilor departamentelor. Nomenclatorul Arhivistic este util pe tot parcursul ciclului de viață al documentelor, fiind folosit atât la începutul cât și la sfârșitul acestuia în cazul selecționării.

Beneficii prelucrare arhivistică

Prelucrarea arhivistică oferă un acces fizic mult mai ușor la colecțiile arhivistice. Conservarea corectă a arhivei permite o bună gestionare a colecțiilor arhivate.

Prelucrarea arhivistică presupune și prelucrarea datelor electronice, a documentelor electronice, cât și stocarea acestora conform criteriilor stabilite între arhivator și beneficiar.

Tipuri prelucrare arhivistică

Există multe tipuri de colecții de arhivă, inclusiv documente personale ale unei persoane fizice, documente ale unei familii sau fișe organizatorice ale unei organizații. Colecțiile de arhivă, pot fi, de asemenea, materiale colectate și asamblate de o persoană sau o organizație care nu a creat respectivele materiale. Fiecare colecție de arhivă prezintă anumite criterii și se diferențiază în funcție de obiectele care fac parte din aceasta, de aceea, abordarea arhivistului este diferită față de fiecare colecție de arhivă.

Autorizație prelucrare arhivistică

Proveniența documentelor arhivate este un principiu fundamental al arhivelor, deoarece este un punct important în clasificarea acestora. Conform principiului provenienței, înregistrările arhivistice de diferite origini, proveniențe, trebuiesc bine organizate în contextul din care provin. De aceea, colecțiile arhivistice se nu se combină sau se structurează cu alte arhive. Firma de arhivare documente Arhiv Construct AEG din Timișoara este autorizată în prelucrarea arhivistică a documentelor de mai multe tipuri.

Pasul următor

Sortarea documentelor

Pasul următor presupune ordonarea documentelor, operațiune caracterizată prin sortarea documentelor în funcție de ani și compartimente. Totodată, aceste categorii se subdivizează, urmând o sortare a acestora pe mai multe tipuri: alfabetic, cronologic, structural etc. După realizarea ordonării aferente a documentelor arhivate, se supun unei analize de conținut a dosarelor, urmând să se stabilească indicativele din Nomenclatorul Arhivistic, cât și termenele de păstrare a documentelor conform legislației în vigoare.

În finalizarea procedeului de prelucrare arhivistică, operațiuni precum constituirea unităților arhivistice a dosarelor, certificarea filelor din dosar, numerotarea documentelor, etichetarea dosarelor cu cerințele necesare indentificării documentelor conform legislației, sigilarea unităților arhivistice, inventarierea dosarelor constituite, atât în format fizic, cât și electronic, sunt pași importanți pentru o bună structurare și funcționare a depozitării arhivelor, ceea ce facilitează organizarea și căutarea ulterioară a documentelor.

Expirarea documentelor din arhivă

Selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate, este o etapă importantă în gestionarea arhivei, fiind realizată prin întocmirea documentației legale privind evidența și monitorizarea documentelor ce vor fi casate. Ulterior, rearanjându-se documentația arhivei la raft.
t

Cum se păstrează arhiva de documente?

Într-un depozit de arhivă, arhivarii organizează înregistrări în funcție de proveniență. Acest lucru înseamnă că materialele acumulate în arhivă, sunt păstrate împreună, sub denumirea de colecție.

Contact Rapid

0762 357 730

Strada Martir Ștefan Mariș Nr. 2, Timișoara 300740

Luni–Vineri 10:00 - 18:00

Solicită Oferta

Pentru conveniență, solicită oferta prin formularul de pe pagina de contact

© 2020 Arhiv Construct Srl., Timișoara