Gestiune cutii de arhivare

Cutiile de arhivare sunt benefice pentru a reduce costurile cu privire la arhivarea documentelor, cât și la eliberarea spațiilor de depozitare din birouri. De altfel, cutiile de arhivare asigură o siguranță ridicată și protecție împotriva degradării documentelor. Stocarea datelor în cutii de arhivare este recomandată, adesea, pentru clienți din domeniul medical sau instituții publice.

Arhiv Construct AEG, la solicitarea beneficiarului, organizează fondul arhivistic selecționat astfel încât să fie păstrat în cutii de arhivare.

Cutiile de arhivare:

  • vor avea diverse dimensiuni, în funcție de natura și tipul documentelor arhivate
  • vor fi personalizate, în funcție de preferințele beneficiarului
  • vor fi inscriptionate/etichetate cu conținutul dosarelor introduse în ele
  • vor fi etichetate cu coduri de bare, în vederea identificării facile și cu claritate a documentelor pe care le conțin

Ambalarea

Ambalarea în cutii de arhivare constituie un strat suplimentar de protecție pentru documentele arhivate. Aceste cutii de arhivare protejează documentele de lumină și poluare. De altfel, ajută la protecția împotriva dăunătorilor, umidității sau a prafului.

 

Organizarea

Organizarea prin cutii de arhivare este mult mai ușor de gestionat, stocarea documentelor fiind mai specifică, clasificată pe anumite categorii, distribuită pe ani, origine sau destinație. Documentele stocate în cutii de arhivare, fiind stivuite în cutii de arhivare, sunt mult mai ușor de accesat și de depozitat.

Utilizarea

În cazul gestiunii corecte ale cutiilor de arhivare, se recomandă a nu se reutiliza pentru a arhiva alte documente, deoarece datorită timpului petrecut în depozit, cutiile se pot degrada ușor, fiind prezente urme de uzură ceea ce poate dăuna viitoarelor documente.

Calitatea

Cutiile de arhivare trebuie să prezinte o calitate ridicată, cu caracteristici puternice pentru o mai bună protecție de valorilor depozitate. Cutiile de o calitate mai slabă, se pot degrada mult mai repede și mai ușor în timp, afectând astfel documentele din interior.

Sisteme de organizare

Beneficii ale unui sistem de organzat de cutii de arhivare

Un sistem organizat de cutii de arhivare, etichetate și trecute pe categorii, este, în mod clar, esențial pentru păstrarea documentelor dumneavoastră, ușor accesibil. De aceea, stocarea arhivei într-un depozit de arhivare este cea mai bună soluție pentru o arhivă corectă și ușor accesibilă. Siguranța arhivei dumneavoastră este bine organizată și menținută constant. Indiferent de durata arhivei, cutiile de arhivare sunt cea mai bună soluție și protecție a documentelor stocate.

Dimensiuni variate

Vor avea diverse dimensiuni, în funcție de natura și tipul documentelor arhivate

Etichetate cu coduri de bare

Vor fi etichetate cu coduri de bare, în vederea indentificării facile și cu claritate a documentelor pe care le conțin

Personalizare

Vor fi personalizate în funcție de preferințele beneficiarului

Stocare conformă AN

Vor fi stocate conform normelor Arhivelor Naționale, în depozite specializate și securizate destinate arhivării

Inscripționare

Vor fi inscripționate/etichetate cu conținutul dosarelor introduse în ele

Depozitare în siguranță

Cutiile de arhivare documente ajută la transportarea și depozitarea documentelor în siguranță, totodată facilitând organizarea depozitului arhivistic, făcându-l accesibil

Avantajele folosirii cutiilor de arhivare documente

La solicitarea clientului, echipa Arhiv Construct AEG organizează fondul arhivistic selecționat, astfel încât să fie păstrat în cutii de arhivare, organizat conform cerințelor beneficiarului și conform Legilor de arhivare din Nomenclatorul Arhivelor Naționale.

O soluție contemporană

Am investit în echipamente, tehnologie și în oamenii noștri, astfel încât să putem oferi o soluție contemporană de stocare și gestionare a documentelor, care plasează datele, securitatea și reputația dumneavoastră. în centrul a ceea ce facem. De la ridicarea inițială a documentelor până la instalații de stocare aproape sau profunde, până la gestionarea conformă a fișierelor sau a activelor, până la distrugerea auditată – oferim un serviciu de calitate.

Categorii variate de cutii de arhivare

Cutiile de arhivare se clasează pe mai multe categorii în funcție de criteriile esențiale ale arhivării, precum: frecvența utilizării, importanța documentelor, fragilitatea acestora. Aceste categorii de clasare ajută la alegerea corectă pentru documentele dumneavoastră, în funcție de tipul acestora, durata lor de viață sau importanță. De altfel, alegerea mărimii corecte a cutiei în funcție de conținutul amplasat în aceasta, este un criteriu foarte important, deoarece cutiile trebuie să fie pe dimensiunile documentelor sau a obiectelor depozitate.

Simplificarea procesului și a costului

Având în vedere varietatea categoriilor de cutii de depozitare pentru arhivare aflate în prezent pe piață, alegerea celor potrivite poate deveni o sarcină dificilă. Costul acestor cutii poate deveni un impediment în alegerea corectă, dar acesta trebuie evaluat în funcție de o serie de factori cum ar fi stabilitatea, compoziția chimică și fizică precum și contextul de utilizare ar cutiei de arhivare.

Depozitare pe termen lung

Depozitare în casete arhivistice

Casetele arhivistice sunt recipientul ideal de depozitare pe termen lung pentru o varietate de obiecte de colecție valoroase, inclusiv fotografii, cărți poștale, reviste și ziare și documente importante. Câteva tipuri diferite de cutii de arhivă sunt disponibile, oferind depozitare și protecție pentru diapozitive, lucrări de artă, afișe și alte materiale. Sunt construite pentru a fi rezistente și sigure, protejându-vă obiectele de valoare de murdărie și praf, precum și de infiltrarea luminii, care poate fi dăunătoare pentru unele materiale pe o perioadă lungă de timp.

Contact Rapid

0762 357 730

Strada Martir Ștefan Mariș Nr. 2, Timișoara 300740

Luni–Vineri 10:00 - 18:00

Solicită Oferta

Pentru conveniență, solicită oferta prin formularul de pe pagina de contact

© 2020 Arhiv Construct Srl., Timișoara