Arhivare electronică

Preluarea datelor într-un sistem de prelucrare automată presupune scanarea, indexarea, stocarea pe suporturi de memorie și regăsirea lor după diferite criterii. Odată convertite și arhivate, sunt mult mai ușor de găsit. Printre avantaje, se numără și reducerea semnificativă de costuri, siguranță și confidențialitate, precum și facilitatea activităților care presupun utilizarea documentelor.

Definiție

Avantajele arhivării electornce a documentelor

Tehnologia avansată permite scanarea documentelor la o calitate ridicată, oferind o prelucrare avansată a imaginilor pentru a putea fi ușor citite și vizualizate. Totodată, scanarea documentelor de diferite dimensiuni se face cu ușurință, nefiind un impediment în stocarea lor în arhivă.

Asigurarea lizibilității

Trebuie acordată o atenție deosebită asigurării lizibilității datelor electronice arhivate, deoarece datele pot deveni ușor nelizibile atunci când tehnologia veche este înlocuită de noua tehnologie. Acest procedeu permite optimizarea timpilor de lucru, precum și multiplicarea documentelor fără a dăuna celor originale.

Accesarea rapidă

Arhivarea electronică este caracterizată prin rapiditatea accesării informațiilor. Acest tip de arhivare nu reprezintă doar scanarea documentelor, ci și indexarea acestora, reducând astfel timpul de căutare și aranjare în stocuri. Un alt beneficiu al acestui serviciu este că textele sunt recunoscute automat în baza programului, facilitând astfel căutările dorite.

Păstrare intactă

Arhivarea electronică permite păstrarea intactă a formei documentelor de orice tip, indiferent de câte ori sunt accesate sau copiate, evitând astfel distrugerea sau deteriorarea lor fizică.

Caracteristici

Securizarea informațiilor

Securitatea informațiilor aferente documentelor este asigurată prin programul de gestiune al arhivei electronice. Acestea sunt păstrate în formă criptată, securizată, iar accesarea acestora se poate efectua doar pe baza unui cod de utilizator și o parolă aferentă acestuia. Fiecare cod de utilizator va avea accesul permis doar la documentele și informațiile pe care administratorul stocului aferent le hotărăște, evitându-se astfel scurgerea și divulgarea informațiilor din documente. Fiecare modificare adusă documentelor, poate fi accesată de administrator, acesta având acces la verificarea lor, totodată păstrându-se și forma originală a documentului modificat.

Siguranță

Un avantaj al arhivării electronice este, de altfel, faptul că nu aveți cum să ștergeți date importante sau să pierdeți documente, deoarece se lucreză pe o copie a acestora, păstrându-se versiunile originale.

Eficiență

Se elimină stocare fizică a documentelor, fiind o economie de spațiu. Accesarea acestora se poate face oricând, fiind la dispoziție toată arhiva. Găsirea documentelor este precisă și rapidă, orice căutare făcându-se în câteva secunde. Precizia și eficiența căutărilor este dată de cuvintele cheie alese la începutul lucrării. De altfel, se pot efectua căutări asupra anumitor informații din conținutul lucrării.

Simplificare

Accesul în arhivă se poate face de oriunde, pe baza codului de utilizator și a parolei. Astfel, timpul de căutare este redus, evitându-se așteptarea răspunsului solicitărilor din partea terților.

Modalități

Conditii de arhivare electronica adocumentelor

Arhivarea datelor electronice trebuie să se ocupe de probleme de lizibilitate, iar acest lucru este adesea gestionat prin etichetarea fiecărui document cu o politică de păstrare. Datele care și-au trecut viața utilă și legală pot fi apoi transferate permanent, economisind costurile de menținere a datelor vechi într-un format care poate fi citit.

Ce presupune arhivarea electronica?

Arhivarea presupune evaluarea de ce și cât timp ar trebui păstrat fiecare document. Trebuie de asemenea determinată metoda de eliminare a datelor expirate.

Arhivare electronică autorizată

În momentul în care documentele specificate prin lege, cu regim de arhivare pe perioadă fixă de timp, sunt emise în totalitate în format electronic, arhivarea electronică devine obligatorie. Acest proces se efectuează la un furnizor de servicii acreditat prin lege – Arhiv Construct AEG. Procesul de arhivare implică aplicarea unor semnături digitale pe documente, care garantează originalitatea și integritatea acestora. Odată emise din arhivă, acestea au aceeași putere juridică precum semnătura olografă, ca documentele semnate și stampilate de mână. Sunt documente autentice, dar, în acest fel, se elimină problema spațiului și a păstrării acestora în copie, în format fizic.

Tipuri de arhivare electronică

 Arhivarea electronică permite arhivarea oricărui tip de document, în orice format, fie că vorbit de forma audio, media sau text. Orice tip de fișier care este depus în această arhivă, trebuie semnat digital, inclusiv cele în format video, acest fapt fiind o condiție la legii.

Arhivare electronică preț competitiv

Arhivarea digitală este în prezent soluția aleasă pentru gestionarea eficientă a documentelor. Vă va permite să economisiți costurile de stocare a înregistrărilor și vă va oferi acces imediat la documentele dumneavoastră.

Securitate maximă

În plus, garantăm din nou standarde de securitate maxime și respectarea constantă a protecției datelor/cerințelor de confidențialitate. Cu această opțiune, vă oferim cea mai accesibilă și mai sigură metodă de arhivare a înregistrărilor.

Contact Rapid

0762 357 730

Strada Martir Ștefan Mariș Nr. 2, Timișoara 300740

Luni–Vineri 10:00 - 18:00

Solicită Oferta

Pentru conveniență, solicită oferta prin formularul de pe pagina de contact

© 2020 Arhiv Construct Srl., Timișoara